Rapat

Pengertian Rapat

Pengertian Rapat adalah suatu pertemuan atau perundingan yang bertujuan memutuskan suatu permasalahan yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat dalam suatu forum. Forum rapat dibentuk secara formal maupun non-formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.

Macam-macam rapat

Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari berbagai hal dan sudut pandang. Berikut adalah macam-macam rapat:

Macam rapat menurut tujuannya

Rapat menurut tujuannya mengacu pada apa yang diinginkan sebagai hasil rapat tersebut. Rapat ini dibedakan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah:

• Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.
• Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.
• Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk menangani suatu permusuhan atau perselisihan agar ada kesepahaman dan kesepakatan yang menguntungkan bersama.

Macam rapat menurut sifat

Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan dilihat dari jenis rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya dibagi menjadi beberapa jenis, diantaranya:

1. Rapat resmi atau rapat formal

Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut terdapat aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan setiap peserta sudah dilengkapi dengan bahan rapat yang disediakan sebelumnya.

2. Rapat tidak resmi atau informal

Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.

3. Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan semua anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas sesuatu yang rahasia, hanya hal sifatnya umum untuk semua anggota yang hadir.

4. Rapat tertutup

Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang saja dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan penting yang sifatnya rahasia.

Indikator keberhasilan rapat

Secara umum rapat yang berjalan sesuai dengan harapan jika dalam pelaksanaannya memenuhi syarata yang digunakan sebagai indikator kesuksesan rapat. Indikator tersebut adalah:

1. Adanya keterbukaan dalam rapat

Suasana yang terbuka sangat diperlukan dalam rapat untuk mencapai tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling mencurigai atau bermusuhan dalam rapat harus dihilangkan, serta membangun suasana kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain.

2. Absennya monopoli

Semua peserta rapat berhak untuk mengemukakan pendapat dan peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang yang berbicara dalam rapat. Semua peserta perlu untuk diajak berbicara dan berpartisipasi dalam menggunakan haknya.

3. Tingkat aktif dalam rapat

Rapat yang sukses dan hidup adalah jika peserta semuanya aktif dalam berperan serta memberikan pendapatnya atas suatu permasalahan yang dibahas. Semua peserta harus mempunyai kemampuan mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang baik dan positif hendaknya dilontarkan dalam rapat.

4. Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin

Peran pimpinan rapat sangat menentukan arah dan keadaan rapat. Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada salah golongan atau perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi jika terjadi perselisihan.

5. Mengedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi

Rapat yang baik adalah rapat yang diwarnai banyak argumentasi dan pendapat. Namun hal itu tidak menjadi baik jika menjadi perdebatan panjang. Oleh karena itu harus ada yang menengahi supaya tidak terjadi perpecahan.

6. Tepat waktu

Sebaik-baiknya rapat adalah rapat yang dimulai tepat waktu. Para peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah menjadi tata tertib rapat, termasuk masalah waktu. Jika terlambat, baiknya diberitahukan kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.