Kearsipan dalam perkantoran

PENGERTIAN KEARSIPAN

1.             Pengertian Kearsipan

Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 ayat (a) ialah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan.Menurut ayat (b) ialah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanan kehidupan kebangsaan.

Arsip dapat dikatakan pula sebagai hasil endapan informasi pelaksanan kegiatan instansi yang tercipta karena fungsi instansi berjalan dan disimpan untuk digunakan.
Pada umumnya di kantor-kantor baik instansi pemerintah maupun organisasi swasta biasanya arsip yang terbanyak berwujud surat. Dalam lingkaran hidup arsip yang berwujud surat tergambar adanya kegiatan-kegiatan seperti berikut:
- Kegiatan Penciptaan 
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesiamenaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu

record dan warkat.

1.      Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas

suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan

2.      warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan           organisasi

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

2.      Jenis-Jenis Arsip

·      Berdasarkan Fungsi:

a.    Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

b.    Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran,

atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

·      Berdasarkan Nilai Guna

a.    Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

- Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan

untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

- Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai

kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

- Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut

transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

- Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan

teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

a.      Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip

sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar

instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

- Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

- Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

lembaga/instansi penciptanya.

·      Berdasarkan sifat

-Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

- Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

- Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu

tempat tertentu.

- Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara

nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut

dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga

pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah

yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro

atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari

berbagai arsip unit.

- Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam

suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,

karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan.

·      Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,

misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip

Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

·      Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya

surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran

kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan

kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat,

laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel,

gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga

berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

·      Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas,

-arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang

terlalu lama.

-Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,

keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih

dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.

Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak

permanen.

-Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

3.        Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

 Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.à

 Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.à

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.