Bagian-bagian Surat

Mengetahui tentang Bagian-bagian Surat merupakan salah satu syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar yang ditulis artikel kemarin (lihat di sini). Nah untuk itu, Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan mencoba menguraikan tentang Bagian-bagian Surat. Semoga bermanfaat.

Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

• Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
• Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, 
• Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, 
• Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990

3. Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

• Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
• Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
• Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
• Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013

4. Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6. Alamat Dalam

Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

• Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
• Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
• Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
• Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
• Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255

7. Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.

8. Isi Surat

• Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

• Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

• Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung

Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat. Untuk lebih memahami penjelasan bagian-bagian surat di atas mari kita lihat contoh surat di bawah ini:

Terima kasih sudah berkenan membaca artikel Bagian-bagian Surat di atas. Jika terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun dari sobat sekalian. Semoga bermanfaat.^^

KORESPONDENSI

PENGERTIAN KORESPONDENSI

1)      Pengertian dan Fungsi Surat

Surat adalah suatusarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

      Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salh arti pada pihak penerima.

2)      Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a.    Menyampaikan informasi kepada pembaca surat

b.    Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat

c.     Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat

3)      Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, organisasi atau instansi dibagi menjadi dua, yaitu:

a.    Korespondensi Eksteren

Hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar

b.    Korespondensi Intern

Hubungan surat menyurat yang dlakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

4)      Koresponden

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

5)      Fungsi Surat

Fungsi Surat dalam suatu organisasi antara lain:

a.    Surat sebagai media komunikasi

b.    Surat sebagai barometer

c.    Surat sebagai bukti tertulis

d.    Surat sebagai salah satu otak kegiatan kantor.

Rapat

Pengertian Rapat

Pengertian Rapat adalah suatu pertemuan atau perundingan yang bertujuan memutuskan suatu permasalahan yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat dalam suatu forum. Forum rapat dibentuk secara formal maupun non-formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.

Macam-macam rapat

Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari berbagai hal dan sudut pandang. Berikut adalah macam-macam rapat:

Macam rapat menurut tujuannya

Rapat menurut tujuannya mengacu pada apa yang diinginkan sebagai hasil rapat tersebut. Rapat ini dibedakan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah:

• Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.
• Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.
• Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk menangani suatu permusuhan atau perselisihan agar ada kesepahaman dan kesepakatan yang menguntungkan bersama.

Macam rapat menurut sifat

Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan dilihat dari jenis rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya dibagi menjadi beberapa jenis, diantaranya:

1. Rapat resmi atau rapat formal

Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut terdapat aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan setiap peserta sudah dilengkapi dengan bahan rapat yang disediakan sebelumnya.

2. Rapat tidak resmi atau informal

Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.

3. Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan semua anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas sesuatu yang rahasia, hanya hal sifatnya umum untuk semua anggota yang hadir.

4. Rapat tertutup

Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang saja dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan penting yang sifatnya rahasia.

Indikator keberhasilan rapat

Secara umum rapat yang berjalan sesuai dengan harapan jika dalam pelaksanaannya memenuhi syarata yang digunakan sebagai indikator kesuksesan rapat. Indikator tersebut adalah:

1. Adanya keterbukaan dalam rapat

Suasana yang terbuka sangat diperlukan dalam rapat untuk mencapai tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling mencurigai atau bermusuhan dalam rapat harus dihilangkan, serta membangun suasana kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain.

2. Absennya monopoli

Semua peserta rapat berhak untuk mengemukakan pendapat dan peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang yang berbicara dalam rapat. Semua peserta perlu untuk diajak berbicara dan berpartisipasi dalam menggunakan haknya.

3. Tingkat aktif dalam rapat

Rapat yang sukses dan hidup adalah jika peserta semuanya aktif dalam berperan serta memberikan pendapatnya atas suatu permasalahan yang dibahas. Semua peserta harus mempunyai kemampuan mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang baik dan positif hendaknya dilontarkan dalam rapat.

4. Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin

Peran pimpinan rapat sangat menentukan arah dan keadaan rapat. Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada salah golongan atau perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi jika terjadi perselisihan.

5. Mengedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi

Rapat yang baik adalah rapat yang diwarnai banyak argumentasi dan pendapat. Namun hal itu tidak menjadi baik jika menjadi perdebatan panjang. Oleh karena itu harus ada yang menengahi supaya tidak terjadi perpecahan.

6. Tepat waktu

Sebaik-baiknya rapat adalah rapat yang dimulai tepat waktu. Para peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah menjadi tata tertib rapat, termasuk masalah waktu. Jika terlambat, baiknya diberitahukan kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.

Kearsipan dalam perkantoran

PENGERTIAN KEARSIPAN

1.             Pengertian Kearsipan

Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 ayat (a) ialah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan.Menurut ayat (b) ialah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanan kehidupan kebangsaan.

Arsip dapat dikatakan pula sebagai hasil endapan informasi pelaksanan kegiatan instansi yang tercipta karena fungsi instansi berjalan dan disimpan untuk digunakan.
Pada umumnya di kantor-kantor baik instansi pemerintah maupun organisasi swasta biasanya arsip yang terbanyak berwujud surat. Dalam lingkaran hidup arsip yang berwujud surat tergambar adanya kegiatan-kegiatan seperti berikut:
- Kegiatan Penciptaan 
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesiamenaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu

record dan warkat.

1.      Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas

suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan

2.      warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan           organisasi

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

2.      Jenis-Jenis Arsip

·      Berdasarkan Fungsi:

a.    Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

b.    Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran,

atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

·      Berdasarkan Nilai Guna

a.    Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

- Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan

untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

- Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai

kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

- Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut

transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

- Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan

teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

a.      Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip

sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar

instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

- Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

- Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

lembaga/instansi penciptanya.

·      Berdasarkan sifat

-Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

- Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

- Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu

tempat tertentu.

- Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara

nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut

dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga

pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah

yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro

atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari

berbagai arsip unit.

- Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam

suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,

karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan.

·      Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,

misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip

Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

·      Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya

surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran

kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan

kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat,

laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel,

gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga

berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

·      Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas,

-arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang

terlalu lama.

-Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,

keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih

dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.

Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak

permanen.

-Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

3.        Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

 Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.à

 Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.à

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

Pengertian Organisasi

Kita biasa mengetahui pengertian organisasi sebagai sebuah perkumpulan yang dimaksudkan untuk melakukan tujuan tertentu, tapi organisasi sebenarnya bukan berdasarkan hal tersebut. Organisasi yang tumbuh saat ini diawali dengan budaya sosial yang terjadi pada kehidupan bermasyarakat. Oleh karena itu, pengertian dari setiap definisi organisasi merupakan interaksi yang saling berhubungan dari dua orang lebih, untuk menghasilkan sesuatu.

Pada ulasan ini, akan menjelaskan tentang pengertian sebuah organisasi beserta seluk beluk dalam pembentukkannya secara lengkap.

Pengertian Organisasi

Dalam kamus besar Indonesia (KBI) pengertian organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama. Sama seperti pengertian ekonomi, definisi organisasi juga merujuk pada beberapa pendapat ahli yang kompeten seperti berikut :
Menurut Chester I.Barnard mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul The Function Of The Executive, “organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.”
Sedangkan Stephen P.Robbins mengatakan bahwa “Organisasi ialah kesatuan aspek sosial yang terkordinasi secara sadar, dengan satu batasan yang cukup relatif dan bisa diidentifikasi, yang bekerja secara relatif dan terus menerus untuk mencapai tujuan kelompok atau tujuan bersama.”
Menurut J.William Schulze memberikan pendapat, “organisasi adalah suatu penggabungan dari orang orang,benda benda,alat alat perlengkapan,ruang lingkup kerja dan segala hal yang berhubungan dengannya,yang disatukan dalam sebuah hubungan yang teratur dan sangat efektif untuk mencapai segala tujuan yang diinginkan.”
Berbeda dengan Sir Stoner mengemukakan, “Organisasi adalah sebuah pola yang menghubungkan orang orang di bawah arahan pimpinan (manager) untuk mencapai atau mengejar tujuan bersama.”
Dari beberapa definisi yang dikemukakan di atas, bisa kita tarik kesimpulan tentang pengertian organisasi yaitu merupakan sekelompok orang yang terdiri dua orang atau lebih, secara formal dan dipersatukan dalam sebuah kerjasama dalam untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Pengertian Organisasi

Organisasi dibutuhkan oleh setiap manusia yang memiliki kepentingan dan juga tujuan yang sama, sebagai tempat atau badan dimana mereka saling berusaha untuk mewujudkan tujuan tersebut. Hal tersebut yang menjadi sebab adanya tujuan dari diadakannya sebuah organisasi yang kemudian bisa dikembangkan menjadi struktur organisasi.
Tujuan organisasi bisa terlihat dari sasaran yang harus dilakukan baik dalam tujuan jangka pendek maupun  jangka panjang . Berikut ini pengelompokan dari tujuan organisasi dari definisi prioritas tujuan tersebut :

• Tujuan umum, mengandung pernyataan yang luas atau tujuan dalam skala umum yang menggambarkan bagaimana terciptanya sebuah organisasi tersebut, dan tidak berubah dari waktu ke waktu dan menjadi landasan pertama dalam konstitusi sebuah organisasi.
• Tujuan merupakan gambaran dari apa yang harus dilakukan dengan spesifikasi yang jelas. Laporan setiap tugas terukur untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari sebuah kelompok, biasanya memiliki jangka pendek dan batas waktu tertentu.

Setiap organisasi memiliki karakteristik yang berbeda, mulai dari organisasi kecil sampai skala internasional. Termasuk di dalamnya adalah organisasi ASEAN dan organisasi PBB dalam skala besar.

1. Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi

Formal
1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar, serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak SD dan lain-lain.

1. Ciri – Ciri Organisasi

Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut:
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik.

1. Unsur – Unsur Organisasi

Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :
1. Man
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
2. Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
3. Tujuan Bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.
4. Peralatan (Equipment)
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).
5. Lingkungan (Environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :
a. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.
b Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
c Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : a). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi b). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. c). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi. d). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Kekayaan Alam
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

Personel Kantor

Personel Kantor

Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani ‘alat’) atau sumber daya untuk mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor           

Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.
c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.

a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni (1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan; (3) ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian.

Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.